Digitala kvitton och bokföring – vad som gäller 2026

## Digitala kvitton i bokföringen – kraven som gäller

Bokföringsnämnden klargjorde redan 2013 att digitala kvitton är tillräckliga som verifikationsunderlag. Under de senaste åren har dock [Skatteverket](https://www.skatteverket.se/) aktivt kommunicerat de specifika krav som ställs för att ett digitalt kvitto ska accepteras i bokföringen. Dessa krav är avgörande för att undvika problem vid en eventuell granskning och säkerställa att bokföringen följer gällande regelverk.

För att ett digitalt kvitto ska vara giltigt måste det uppfylla tre huvudsakliga kriterier:

1. **Läsbart under hela arkiveringstiden:** Kvittot måste vara tydligt och läsbart under hela den sjuåriga arkiveringsperioden som lagen föreskriver. 2. **Koppling till rätt verifikat:** Det ska vara enkelt att koppla det digitala kvittot till det specifika verifikat det avser i bokföringen. 3. **Originalformatet ska bevaras:** Kravet på originalformat innebär att enbart en skärmbild av en annan skärmbild inte är tillräckligt. Det ursprungliga digitala formatet måste bevaras.

## Vad räknas som ett giltigt digitalt kvitto?

I praktiken innebär dessa krav att ett JPEG-foto av ett traditionellt papperskvitto kan vara giltigt, under förutsättning att bilden är av god kvalitet, tydlig och sparad i sin originalupplösning. Ett PDF-kvitto som genereras direkt från en leverantörs system är också godkänt. Däremot räcker inte enbart en SMS-bekräftelse från en parkeringsapp som underlag. För att uppfylla kraven behöver du även en e-postbekräftelse eller ett separat PDF-kvitto som visar alla nödvändiga detaljer.

## Hantering av digitala kvitton i bokföringsprogram

De flesta moderna bokföringsprogram är utformade för att hantera digitala kvitton på ett effektivt sätt. Program som Fortnox och Visma erbjuder inbyggd funktion för kvittoskanning med automatisk OCR-tolkning (Optical Character Recognition), vilket underlättar registreringen. Även program som Bokio och Wint har lösningar för detta, ofta via en mobilapp där du enkelt kan fotografera och ladda upp kvitton direkt.

Utmaningar kan dock uppstå när kvitton inte hanteras direkt i bokföringsprogrammet, utan sparas i separata molntjänster som Dropbox. Även om en mapp med skärmdumpar tekniskt sett kan uppfylla kraven på läsbarhet och originalformat, kan det bli betydligt mer tidskrävande att lokalisera det specifika underlaget vid en granskning av Skatteverket. Korrekt koppling mellan kvitto och verifikat är avgörande för en smidig process.

## Rekommendation för arkivering och koppling

För att minimera risken för arkiveringsfel och underlätta vid eventuella granskningar rekommenderas det starkt att koppla det digitala kvittot till rätt verifikat i bokföringsprogrammet inom 24 timmar från att utlägget gjordes. Denna enkla åtgärd, som vanligtvis tar mindre än en minut, kan eliminera upp till 90 procent av de vanligaste felen som uppstår vid arkivering av kvitton. Att integrera kvittohanteringen som en naturlig del av den dagliga bokföringen sparar tid och minskar risken för problem.

## Framtiden för digital bokföring

Med den ökande digitaliseringen av samhället är det tydligt att digitala kvitton kommer att spela en allt viktigare roll i företagares vardag. Regelverken utvecklas för att möta denna förändring, och det är viktigt för företagare att hålla sig uppdaterade om gällande krav. Genom att anamma digitala lösningar för kvittohantering och bokföring kan företag effektivisera sin administration och säkerställa att de uppfyller lagkrav. Detta är en del av en större trend där digitalisering och automatisering inom redovisning blir alltmer centralt, vilket även påverkar hur företag rapporterar till myndigheter som [Bolagsverket](https://www.bolagsverket.se/) gällande sin finansiella status och verksamhet.

## Hur fungerar arkivering av digitala kvitton?

Arkivering av digitala kvitton innebär att du sparar kvittots digitala original i ett säkert och sökbart format under hela den lagstadgade arkiveringstiden på sju år. Det är viktigt att kvittot förblir läsbart och att det enkelt kan kopplas till rätt transaktion i bokföringen. Att bevara originalformatet är centralt, vilket innebär att kopior av kopior eller lågupplösta bilder inte är godkända. Korrekt arkivering säkerställer att du kan styrka dina affärstransaktioner vid behov.